Na ukázce projdeme celý oběh: od žádosti z webu po tisk na dveře.
Škola nabízí veřejnosti službu. Veřejnost je zvyklá objednávat online
Pronájem tělocvičny dnes obvykle znamená telefonát na sekretariát, papírový sešit a občas dohadování o tom, kdo měl úterý slíbené dřív. Přitom jde o službu, kterou škola poskytuje veřejnosti — a na většinu ostatních služeb se dnes lidé objednávají z mobilu.
Digiředitel dá pronájmům veřejný kalendář, jasné stavy a schvalování jedním tlačítkem. Zájemce vidí, co je volné, a pošle žádost. Vy ji potvrdíte nebo zamítnete. Nic mezitím neplatí za domluvené, dokud to neřeknete vy — ale zároveň nemusíte nic hlídat v sešitě.
Vedlejší efekt, kterého si škola všimne až po čase: konečně má čísla. Kolik hodin týdně se tělocvična pronajímá, kdo v ní bývá a co to škole nese. To se hodí při každém jednání se zřizovatelem.
15 minut — nejmenší krok rezervace; nejkratší pronájem je půl hodiny
3 stavy — volné → čeká na schválení → potvrzené, žádný stav mezi tím
Na dveře — týdenní obsazenost se tiskne — správce nemusí do systému
Zájemce se nemusí ptát, co je volné. Vidí to
Každý pronajímaný prostor má na webu vlastní týdenní kalendář — velká tělocvična, gymnastický sál, učebna, cokoli dalšího. Obsazené časy jsou vidět, volné taky. Tím zmizí většina telefonátů, které dnes končí větou „zavolejte zítra, podívám se do sešitu“.
Týdenní kalendář obsazenosti pro každý prostor zvlášť
Rezervace po 15minutových blocích, nejméně na půl hodiny
Frekvence: jednorázově · každý týden · jednou za 14 dní
Zájemce vyplní žádost rovnou u termínu: kontakt, název organizace, adresu a volitelně IČO a DIČ. Účetní tak nemusí nic dohledávat ani obvolávat — podklad pro fakturu vzniká ve chvíli, kdy se někdo hlásí o termín. Tenhle jeden krok navíc ušetří na konci měsíce hodinu telefonování.
Fakturační údaje součástí žádosti, ne dodatečná otázka
Opakovaný pronájem se zadává jednou, kalendář si ho rozkopíruje
Žádost o notifikaci pro vedení e-mailem, hned jak přijde
Nic neplatí, dokud to neřeknete vy
Žádost termín jen podrží — pro ostatní je blokovaný, ale za domluvený se nepovažuje. V administraci ji potvrdíte nebo zamítnete jedním klikem a zájemci odejde odpověď. Tenhle mezistav je důležitý: řeší přesně tu situaci, kdy dva zájemci chtějí stejné úterý a rozhodnout má škola, ne rychlejší prst.
Stavy volné → čeká na schválení → potvrzené, bez šedé zóny
Potvrzení i zamítnutí jedním klikem, zájemci odejde e-mail
Potvrzený termín je pro ostatní blokovaný a je v tiskovém přehledu
Čísla, se kterými se dá jít za zřizovatelem
Každý prostor má hodinovou sazbu a možnost slevy — třeba pro spolky, které ve škole trénují děti. Systém pak počítá, kolik hodin týdně se který prostor pronajímá. Když se příště bude řešit rekonstrukce podlahy v tělocvičně, nemáte dojem, ale přehled.
Hodinový ceník pro každý prostor, sleva podle typu nájemce
Zájemce si vybere prostor a čas — Ve veřejném týdenním kalendáři vidí, co je volné. Vybere jednorázový termín, nebo opakování každý týden či jednou za 14 dní.
Vyplní údaje — Kontakt a fakturační údaje (název organizace, adresa, volitelně IČO/DIČ) rovnou při žádosti.
Vedení schválí — Žádost přijde e-mailem, v administraci ji potvrdíte nebo zamítnete jedním klikem.
Termín se objeví v kalendáři — Potvrzený je pro ostatní blokovaný a figuruje v tiskovém přehledu obsazenosti.
Co se změní proti sešitu a telefonu
Situace
Telefon a sešit
Pronájmy v Digiředitelovi
„Je ve středu volno?“
Telefonát na sekretariát, odpověď zítra
Zájemce to vidí v kalendáři sám
Dva zájemci na stejný čas
Rozhoduje, kdo se ozval dřív a kdo si to zapsal
Žádost místo drží, rozhoduje vedení
Fakturační údaje
Dohledávají se na konci měsíce
Součást žádosti
Opakovaný pronájem
Ručně do každého týdne
Zadá se jednou, kalendář si ho rozkopíruje
Přehled pro správce
Sešit na vrátnici
Tisk týdenní obsazenosti na dveře
Kolik nám pronájmy nesou
Odhad
Statistika hodin a sazeb
Telefon nikam nemizí — kdo raději zavolá, zavolá. Termín se jen zapíše do stejného kalendáře.
Funkce do detailu
Veřejná část
Týdenní kalendář obsazenosti pro každý prostor (velká tělocvična, gymnastický sál, učebna…)
Rezervace po 15minutových blocích, nejméně 30 minut
Frekvence: jednorázově · každý týden · jednou za 14 dní
Sběr fakturačních údajů už při žádosti — účetní nemusí nic dohledávat
Administrace
Jasné stavy: volné → čeká na schválení → potvrzené
E-mailová notifikace vedení o každé nové žádosti
Ceník za hodinu pro každý prostor + možnost slevy
Statistiky vytížení — kolik hodin týdně se který prostor pronajímá
Tisk týdenní obsazenosti — přehled na dveře tělocvičny
Drobnosti, které potěší
Neschválená žádost termín jen podrží — dokud nepotvrdíte, nic neplatí.
Opakované pronájmy zadáte jednou, kalendář si je rozkopíruje sám.
Statistiky se hodí k jednání se zřizovatelem: černé na bílém, jak jsou prostory využité.
Prostor, který zrovna pronajímat nechcete, prostě skryjete — nemusíte ho mazat.
Když se termín zruší, kalendář ho uvolní a vidí to hned další zájemce.
Časté dotazy k pronájmům
Můžou si zájemci rezervovat bez našeho vědomí?
Ne. Každá žádost čeká na schválení vedením — kalendář ji do té doby jen drží, aby si dva zájemci nesáhli na stejný čas.
Zvládne to i jiné prostory než tělocvičnu?
Ano, prostorů můžete mít, kolik chcete — každý s vlastním ceníkem a vlastním kalendářem. Učebna, sál, kuchyňka, hřiště.
Řeší systém i fakturaci?
Připraví podklady: fakturační údaje od zájemce a hodiny z kalendáře. Samotnou fakturu vystaví vaše účetní ve svém systému — do účetnictví Digiředitel nezasahuje.
Co když si někdo zamluví termín a nepřijde?
Termín zůstává v kalendáři, dokud ho nezrušíte. Statistika vytížení pak ukáže, kdo prostor doopravdy využívá a s kým má smysl smlouvu příště neprodloužit.
Uvidí veřejnost i školní akce v tělocvičně?
Vidí obsazenost, ne detail. Pro zájemce je podstatné, že je ve středu obsazeno — ne že má 6.B turnaj.
Můžeme mít pro spolky jiné ceny než pro firmy?
Ano. Každý prostor má hodinovou sazbu a k ní lze uplatnit slevu — typicky pro spolky, které ve škole trénují místní děti.
Kroužky — Kroužky a nepovinné předměty s on-line přihláškou.
Objednat — Nezávazná objednávka — výběr balíčku a údaje školy.
Aktuality družiny — Novinky ze školní družiny — plán aktivit, akce odpoledního programu a provozní informace. Ukázka rubriky aktualit na webu Digiředitel.
Aktuality základní školy — Novinky ze základní školy — informace k výuce, akcím tříd, projektovým dnům i organizaci školního roku. Ukázka rubriky aktualit na webu Digiředitel.
Aktuality mateřské školy — Novinky z mateřské školy — provozní informace, akce pro děti i rodiče a organizace školního roku. Ukázka rubriky aktualit na webu Digiředitel.