Dashboard vám ukážeme na vzorových datech. Vaše čísla zůstávají u vás.
Ředitel potřebuje vědět, jak škola hospodaří. Nepotřebuje k tomu druhé účetnictví
Typická situace: ředitel má o hospodaření školy obraz jednou za čtvrtletí, když přijde sestava od účetní. Mezi tím se rozhoduje po paměti — a když se na poradě zeptá zřizovatel, jak je na tom školka proti škole, odpověď se dohledává půl dne.
Přehled financí je schválně pasivní. Nenahrazuje účetnictví, nic neúčtuje a nikam nic neposílá. Jen sbírá doklady a dělá z nich průběžný manažerský obraz: příjmy, náklady, výnos — celkem i po měsících školního roku, zvlášť za školu, školku a společné výdaje.
To je celé. A právě proto se to dá používat: modul, který by chtěl být účetnictvím, by potřeboval účetní. Tenhle potřebuje minutu po každé faktuře.
Školní rok — ne kalendářní — čísla odpovídají tomu, jak škola skutečně žije
3 entity — ZŠ · MŠ · společné; konečně vidíte, co „žere“ školka a co škola
Jen ředitel — výchozí přístup; rozšířit ho může ředitel sám
Faktura má konečně jedno místo, kde bydlí
Doklad nahrajete, doplníte částku, měsíc a komu patří — a máte hotovo. Soubor se uloží do soukromého úložiště, ke kterému se veřejnost nedostane a odkazy na něj platí jen omezenou dobu. Vedlejší efekt je stejně cenný jako dashboard: konec hledání faktur v e-mailech a v šuplíku.
Nahrání dokladu a pár údajů: částka, měsíc, entita, kategorie nákladu
Když je pod jednou ředitelnou základní škola, školka i družina, splývají čísla do jedné hromady — a debata o tom, kam jdou peníze, se vede z dojmů. Rozpad na entity to rozplete: každý doklad patří ZŠ, MŠ, nebo mezi společné výdaje, které se týkají budovy a provozu. Vývoj se ukazuje po měsících školního roku, ne kalendářního.
Příjmy, náklady a výnos celkem i po entitách
Vývoj po měsících školního roku (září–srpen)
Kategorie nákladů pro rychlou orientaci, kam peníze jdou
Finance jsou jediná část systému, která je od začátku zamčená na ředitele. Ne proto, že by ostatním nebylo co věřit, ale proto, že u čísel má být rozhodnutí vědomé: přístup pro zástupce nebo správce zapnete vy, když to dává smysl. A když promítáte systém na poradě nebo zastupitelstvu, prezentační režim citlivá data jedním přepnutím rozmaže.
Výchozí přístup jen pro ředitele
Rozšíření na další role je vědomé rozhodnutí, ne výchozí stav
Nahrajete fakturu — Doklad se uloží do soukromého úložiště, ke kterému se veřejnost nedostane.
Doplníte pár údajů — Částka, měsíc, jestli jde o školu, školku, nebo společný výdaj — a kategorie nákladu.
Dashboard se přepočítá sám — Příjmy, náklady a výnos celkem i po měsících školního roku.
Čím to je a čím není
Nejčastější nedorozumění u tohohle modulu: že chce nahradit účetní. Nechce.
Otázka
Účetnictví u účetní
Přehled financí v Digiředitelovi
K čemu to slouží
Zákonná evidence a výkazy
Průběžný obraz pro vedení
Jak často čísla vidíte
Se sestavou, typicky čtvrtletně
Kdykoli, po každém zaevidovaném dokladu
Členění
Podle účtové osnovy
Podle toho, jak škola žije: ZŠ, MŠ, společné
Období
Kalendářní rok
Školní rok
Kdo to obsluhuje
Účetní
Ředitel nebo pověřený kolega, po minutě u faktury
Co z toho vznikne
Účetní závěrka
Podklad pro jednání se zřizovatelem
Účetnictví zůstává tam, kde je. Tenhle modul do něj nezasahuje a nic z něj neodesílá.
Funkce do detailu
Co uvidíte
Příjmy / náklady / výnos celkem na první pohled
Rozpad na entity: ZŠ / MŠ / společné
Vývoj po měsících školního roku (ne kalendářního — jsme přece škola)
Kategorie nákladů pro rychlou orientaci
Doklady a bezpečnost
Doklady v privátním úložišti s řízeným přístupem — žádná faktura na veřejné adrese
Odkazy na doklady jsou podepsané a časově omezené
Přístup jen pro ředitele — a ředitel sám rozhodne, jestli ho dá i správci či zástupci
Prezentační režim rozmaže citlivá data při promítání
Drobnosti, které potěší
Podklady pro jednání se zřizovatelem máte za minutu, ne za dopoledne.
Faktury jsou dohledatelné na jednom místě — konec hledání v e-mailech.
Přehled se počítá za školní rok, takže čísla odpovídají tomu, jak škola skutečně žije.
Pronájmy tělocvičny se dají evidovat jako příjem — vidíte, jestli se vyplácejí.
Když modul nezapnete, nikde se nenabízí. Nikdo neuvidí ani prázdný dashboard.
Časté dotazy k financím
Nahrazuje to účetnictví?
Ne, a schválně. Účetnictví zůstává u vaší účetní; tohle je manažerský přehled pro vedení. Kdyby chtěl být účetnictvím, potřeboval by účetní — a tím by ztratil smysl.
Kdo čísla vidí?
Ve výchozím stavu jen ředitel. Přístup dalších rolí (např. zástupce nebo správce) lze zapnout — nebo naopak výslovně odepřít.
Jsou doklady v bezpečí?
Ano. Ukládají se do privátního úložiště, odkazy na ně jsou časově omezené a přístup hlídá databáze na úrovni každého záznamu. Více v sekci Bezpečnost.
Musí faktury zadávat ředitel osobně?
Nemusí. Přístup se dá dát pověřenému kolegovi. Rozhodnutí je ale vždycky na řediteli — modul nikomu nic neotevře sám.
Kolik práce to znamená navíc?
Minutu u faktury. Poctivě řečeno: pokud doklady nikdo neeviduje, žádný dashboard je nevykouzlí. Modul šetří čas při hledání a při vykazování, ne při zadávání.
Dá se z toho něco vyexportovat?
Data jsou ve vaší databázi a jsou vaše — přehledy i doklady si odnesete. Export je součást dohody o vlastnictví dat, ne služba navíc.
Kroužky — Kroužky a nepovinné předměty s on-line přihláškou.
Objednat — Nezávazná objednávka — výběr balíčku a údaje školy.
Aktuality družiny — Novinky ze školní družiny — plán aktivit, akce odpoledního programu a provozní informace. Ukázka rubriky aktualit na webu Digiředitel.
Aktuality základní školy — Novinky ze základní školy — informace k výuce, akcím tříd, projektovým dnům i organizaci školního roku. Ukázka rubriky aktualit na webu Digiředitel.
Aktuality mateřské školy — Novinky z mateřské školy — provozní informace, akce pro děti i rodiče a organizace školního roku. Ukázka rubriky aktualit na webu Digiředitel.