Ukážeme vám měsíc školní komunikace naplánovaný za jedno odpoledne.
Škola komunikuje pořád. Otázka je, jestli plánovaně, nebo v panice
Aktuality, zápisy, dny otevřených dveří, sběr papíru, změna času konzultací. Informací je dost — jen se posílají skrytou kopií z Outlooku a na sociální sítě se myslí, až když je po akci a fotky už nikoho nezajímají.
Tyhle tři moduly jsou pro školy, které chtějí komunikaci plánovat, ne dohánět. Newsletter píšete v systému, ve kterém máte kontakty rodičů — takže nic nikam neexportujete. Příspěvky na sítě připravíte dopředu a systém je vydá ve chvíli, kdy jste určili. A opakující se e-maily (připomínka před akcí, série k zápisu) odbaví automatický scénář, který jste jednou nastavili.
Nejsou povinné a nemusíte brát všechny. Řada škol začne jen newslettery a k sítím se dostane za rok.
Bez exportu — e-maily jdou přímo z kontaktů školy, adresy neopouštějí systém
Segmenty — zvlášť rodiče ZŠ, MŠ a družiny — nikomu nechodí, co se ho netýká
Opt-in — souhlas evidovaný u kontaktu, odhlášení jedním klikem
Hlavičku uděláte jednou. Pak už jen píšete
Šablona drží vzhled — logo, barvy, patičku s odhlášením — takže při psaní řešíte jen obsah. E-mail jde přímo z kontaktů školy, které už v systému máte, a u každé rozesílky vidíte, kolik lidí ji dostalo a otevřelo. Nic se nekopíruje do cizí služby, takže není co po skončení roku mazat a nikde nezůstává druhá kopie adres rodičů.
Šablony s hlavičkou a patičkou — vzhled jednou, obsah pokaždé
E-maily přímo z kontaktů školy, bez exportů do cizích služeb
Rodiče z družiny nemusí řešit lyžařský kurz druhého stupně
Každý e-mail navíc, který se člověka netýká, snižuje šanci, že příště otevře ten důležitý. Proto se rozesílá do segmentů: zvlášť rodiče základní školy, školky a družiny. A protože jde o osobní údaje, drží systém u každého kontaktu stav souhlasu — odhlášení funguje jedním klikem a projeví se okamžitě, ne až si toho někdo všimne.
Segmenty zvlášť pro ZŠ, MŠ a družinu
Souhlas evidovaný u kontaktu, marketing jako opt-in
Příspěvky připravíte dopředu. Vyjdou, i když máte poradu
Publikace na Facebook a Instagram z jednoho místa, s tím, že příspěvky se dají naplánovat — klidně celý měsíc dopředu, třeba během jednoho odpoledne. K příspěvku rovnou napíšete titulek a podtitulek do grafiky, takže škola má jednotný vizuál i bez grafika. Návrh může připravit pověřený učitel, publikaci schvaluje vedení.
Plánování a publikace na Facebook a Instagram z jednoho místa
Texty do grafiky (titulek + podtitulek) rovnou u příspěvku
Připomínka tři dny před konzultacemi. Série e-mailů k zápisu do první třídy. Poděkování po dni otevřených dveří. Jsou to zprávy, které škola posílá pořád dokola a pokaždé je píše znovu — obvykle na poslední chvíli. Scénář je pošle za vás ve chvíli, kterou určíte. Aktivujete ho vědomě; nic se nespustí samo od sebe.
Scénáře typu „tři dny před akcí pošli připomínku“
Jednou nastavíte, systém odbavuje sám
Každý scénář aktivujete vědomě — a kdykoli ho vypnete
Co se změní proti skryté kopii z Outlooku
Situace
E-mail z Outlooku / externí služba
Komunikace v Digiředitelovi
Kde jsou adresy rodičů
V tabulce a v cizí službě
V kontaktech školy, ve vaší databázi
Komu to přijde
Všem, koho někdo nakopíroval
Segmentu — ZŠ, MŠ, nebo družina
Odhlášení
Prosba, ať vás vyškrtnou
Jedním klikem, s okamžitým účinkem
Vzhled
Holý text, pokaždé jiný
Šablona s logem a patičkou
Kdo to otevřel
Netušíte
Statistika u každé kampaně
Příspěvky na sítě
Když někdo stihne, po akci
Naplánované dopředu, vyjdou samy
Opakované zprávy
Píšou se pokaždé znovu
Scénář, nastavený jednou
Všechny tři moduly jsou volitelné a zapínají se zvlášť. Klidně začněte jen newslettery.
Tři moduly do detailu
Každý se zapíná zvlášť — neberete je jako balík.
Newslettery a kampaně
E-maily rodičům přímo z kontaktů školy — žádné exporty adres do cizích služeb
Šablony — hlavičku a patičku uděláte jednou, pak už jen píšete obsah
Segmenty — zvlášť rodiče ZŠ, zvlášť MŠ, zvlášť družina
Souhlasy a odhlašování v souladu s GDPR — odhlášení jedním klikem
Statistiky doručení a otevření
Sociální sítě
Plánování a publikace příspěvků na Facebook a Instagram z jednoho místa
Příspěvky připravíte dopředu — třeba celý měsíc najednou
Texty do grafiky (titulek + podtitulek) rovnou u příspěvku
Návrh od pověřeného učitele, publikace po schválení
Automatizace
Automatické e-mailové scénáře: připomínka před akcí, série k zápisu, poděkování po akci
Jednou nastavíte, systém odbavuje sám
Každý scénář aktivujete vědomě — nic se nespustí bez vašeho souhlasu
Drobnosti, které potěší
Kontakty, web i e-maily jsou jeden systém: rodič, který se přihlásí k odběru na webu, je rovnou v segmentu.
Návrhy příspěvků může připravovat i pověřený učitel — publikaci schvaluje vedení.
Statistiky doručení vidíte u každé kampaně, takže poznáte, co lidi opravdu čtou.
Odhlášený rodič přestane dostávat e-maily okamžitě, ne až si toho někdo všimne.
Scénář jde kdykoli pozastavit — třeba když se akce přesune.
Časté dotazy ke komunikaci
Potřebujeme k tomu externí službu typu Mailchimp?
Ne, rozesílání je součástí systému a pracuje přímo s vašimi kontakty. Adresy rodičů tak nemusí nikam ven.
Co GDPR?
Souhlasy se evidují u každého kontaktu, marketing je opt-in, odhlášení funguje jedním klikem a historie odeslaných e-mailů se loguje. Podrobněji v sekci Bezpečnost.
Musíme brát všechny tři moduly?
Ne — každý se zapíná zvlášť. Klidně začněte jen newslettery a k sítím se vraťte za rok.
Kdo bude e-maily psát?
Kdokoli pověříte. Systém psaní neusnadní tím, že by texty vymýšlel za vás — usnadní ho tím, že nemusíte řešit adresy, vzhled ani odhlašování.
Uvidí rodiče adresy ostatních?
Ne. Každý e-mail odchází jednotlivě, ne skrytou kopií na dvě stě lidí.
Můžeme posílat i důležitá provozní oznámení?
Ano, ale s rozmyslem: provozní informace (ředitelské volno, uzavření školy) patří i na web a do kalendáře. E-mail není jediný kanál a někteří rodiče ho čtou málo.
Kroužky — Kroužky a nepovinné předměty s on-line přihláškou.
Objednat — Nezávazná objednávka — výběr balíčku a údaje školy.
Aktuality družiny — Novinky ze školní družiny — plán aktivit, akce odpoledního programu a provozní informace. Ukázka rubriky aktualit na webu Digiředitel.
Aktuality základní školy — Novinky ze základní školy — informace k výuce, akcím tříd, projektovým dnům i organizaci školního roku. Ukázka rubriky aktualit na webu Digiředitel.
Aktuality mateřské školy — Novinky z mateřské školy — provozní informace, akce pro děti i rodiče a organizace školního roku. Ukázka rubriky aktualit na webu Digiředitel.